Từ việc chia sẻ khoảnh khắc thường nhật, bày tỏ quan điểm cá nhân đến xây dựng mạng lưới quan hệ chuyên nghiệp, các nền tảng trực tuyến này phản ánh đa chiều về con người chúng ta. Sự phổ biến và sức ảnh hưởng ngày càng lớn của mạng xã hội đã đặt ra một câu hỏi quan trọng cho các nhà tuyển dụng: liệu thông tin trên mạng xã hội của ứng viên có nên được xem xét trong quá trình tuyển dụng?

Thực tế cho thấy, ngày càng có nhiều nhà tuyển dụng nhận ra tiềm năng của việc sử dụng thông tin từ mạng xã hội để có cái nhìn sâu sắc hơn về ứng viên. Những dòng trạng thái, hình ảnh, video, hay thậm chí những tương tác trực tuyến có thể hé lộ về tính cách, thái độ, giá trị, và cả những hành vi có thể ảnh hưởng đến môi trường làm việc và uy tín của công ty.

Mục tiêu của bài viết này là cung cấp một hướng dẫn toàn diện cho các nhà tuyển dụng về những điều nên và không nên làm khi tiến hành “sà ng lọc” hồ sơ ứng viên trực tuyến. Chúng ta sẽ đi sâu vào lợi ích, rủi ro, các nguyên tắc đạo đức và pháp lý, cũng như những gợi ý thiết thực để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, đồng thời tránh những sai lầm đáng tiếc có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến cả doanh nghiệp và ứng viên.

Kiểm tra lý lịch mạng xã hội là gì?

Định nghĩa

Kiểm tra lý lịch mạng xã hội (Social Media Screening) là quá trình nhà tuyển dụng xem xét các thông tin công khai trên các nền tảng mạng xã hội của ứng viên như một phần trong quy trình đánh giá và tuyển chọn nhân sự. Mục đích của việc này là để thu thập thêm thông tin về ứng viên ngoài những gì đã được cung cấp trong CV và buổi phỏng vấn, nhằm đánh giá sự phù hợp của họ với văn hóa công ty, xác minh thông tin, và phát hiện các dấu hiệu rủi ro tiềm ẩn.

Các nền tảng phổ biến

Facebook:

 Là nền tảng mạng xã hội có quy mô lớn nhất trên toàn cầu, Facebook thường được người dùng sử dụng để phản ánh đa dạng các khía cạnh trong đời sống cá nhân, bao gồm những sở thích riêng, quan điểm cá nhân về nhiều vấn đề, cũng như các mối quan hệ xã hội mà họ xây dựng và duy trì.

LinkedIn: 

Được biết đến như một mạng xã hội mang tính chuyên nghiệp cao, LinkedIn là nơi mà các ứng viên thường tập trung vào việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân, chia sẻ những kinh nghiệm làm việc đã tích lũy, đồng thời tạo dựng và mở rộng mạng lưới kết nối với đồng nghiệp trong ngành và cả các nhà tuyển dụng tiềm năng.

Instagram: 

Với đặc trưng là nền tảng tập trung vào việc chia sẻ hình ảnh và video, Instagram có khả năng hé lộ những thông tin giá trị về phong cách sống cá nhân của ứng viên, những sở thích và đam mê của họ, cũng như cách mà họ lựa chọn để thể hiện bản thân một cách trực quan thông qua nội dung đa phương tiện.

TikTok: 

Là một nền tảng video ngắn đang ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt đối với giới trẻ, TikTok có thể mang đến cái nhìn về sự sáng tạo của ứng viên, khả năng giao tiếp thông qua hình thức video, và đôi khi còn cho thấy những khía cạnh độc đáo trong cá tính của họ.

Twitter (X): 

Được biết đến là một nền tảng microblogging, Twitter (hay X) là nơi mà người dùng thường chia sẻ những ý kiến cá nhân, cập nhật tin tức về các sự kiện đang diễn ra, và tích cực tương tác với nhiều chủ đề và người dùng khác nhau trên nền tảng.

Lý do ngày càng áp dụng kiểm tra lý lịch mạng xã hội

Tiếp cận thông tin đa chiều:

 So với những thông tin được trình bày một cách chính thức trong CV và những trao đổi có phần khuôn mẫu trong buổi phỏng vấn, mạng xã hội mang đến một góc nhìn khác, tự nhiên và đa dạng hơn về ứng viên, từ đó hỗ trợ nhà tuyển dụng trong việc xây dựng một đánh giá toàn diện và sâu sắc hơn về con người họ.

Đánh giá sự phù hợp văn hóa:

 Bằng cách quan sát và phân tích các bài đăng, bình luận cũng như cách ứng viên tương tác trên mạng xã hội, nhà tuyển dụng có thể phần nào hình dung được liệu những giá trị cá nhân và phong cách giao tiếp của ứng viên có sự tương đồng và phù hợp với những giá trị cốt lõi và văn hóa đặc trưng của công ty hay không.

Phòng ngừa rủi ro: 

Một lợi ích quan trọng khác của việc kiểm tra mạng xã hội là khả năng giúp công ty phát hiện sớm những hành vi hoặc những quan điểm tiêu cực mà ứng viên có thể đã thể hiện công khai. Việc này có vai trò then chốt trong việc ngăn chặn những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến hình ảnh, các vấn đề pháp lý, và các khía cạnh đạo đức có thể ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.

Xác thực thông tin: 

Trong một số trường hợp, mạng xã hội có thể trở thành một công cụ hữu ích để nhà tuyển dụng tiến hành xác minh tính chính xác của những thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ ứng tuyển hoặc trong quá trình phỏng vấn, giúp đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong quá trình tuyển chọn.

Hiểu rõ hơn về ứng viên: 

Thông qua những thông tin mà ứng viên chia sẻ trên mạng xã hội, nhà tuyển dụng có thể có được cái nhìn sâu sắc hơn về những sở thích cá nhân, những đam mê theo đuổi, cũng như những hoạt động ngoại khóa mà họ tham gia. Điều này góp phần quan trọng trong việc đánh giá sự phù hợp của ứng viên với đặc thù của vị trí công việc và môi trường làm việc chung của công ty.

Lợi ích khi kiểm tra 

Đánh giá tính cách và thái độ sống

Thông qua các bài đăng, bình luận và tương tác trên mạng xã hội, nhà tuyển dụng có thể có cái nhìn sơ bộ về tính cách, thái độ sống, cách ứng xử và giao tiếp của ứng viên. Những chia sẻ tích cực, tinh thần lạc quan, khả năng giải quyết vấn đề hay sự tôn trọng đối với người khác có thể là những dấu hiệu tốt. Ngược lại, những bài đăng tiêu cực, lời lẽ thô tục, hoặc hành vi gây tranh cãi có thể là những yếu tố cần cân nhắc.

Kiểm tra sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong sự gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên. Mạng xã hội có thể cung cấp thông tin về sở thích, giá trị và quan điểm của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng đánh giá liệu những yếu tố này có tương đồng với văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty hay không. Ví dụ, nếu công ty đề cao tinh thần đồng đội và sự hợp tác, những ứng viên thường xuyên thể hiện sự ích kỷ hoặc gây chia rẽ trên mạng xã hội có thể không phải là lựa chọn phù hợp.

Phát hiện các dấu hiệu rủi ro tiềm ẩn

Một trong những lợi ích quan trọng của việc kiểm tra mạng xã hội là khả năng phát hiện sớm các dấu hiệu rủi ro tiềm ẩn. Điều này có thể bao gồm những hành vi không phù hợp, quan điểm cực đoan, hoặc thậm chí những hoạt động bất hợp pháp mà ứng viên có thể đã chia sẻ công khai. Việc nhận diện sớm những rủi ro này có thể giúp công ty tránh được những hậu quả tiêu cực về mặt pháp lý, tài chính và uy tín.

Xác thực thông tin trên CV hoặc phỏng vấn

Mạng xã hội đôi khi có thể giúp nhà tuyển dụng xác minh tính chính xác của những thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong CV hoặc buổi phỏng vấn. Ví dụ, thông tin về kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, hoặc các kỹ năng có thể được đối chiếu với những gì ứng viên chia sẻ trên LinkedIn hoặc các nền tảng khác. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sự thiếu thông tin trên mạng xã hội không nhất thiết đồng nghĩa với việc ứng viên cung cấp thông tin sai lệch.

Những điều nhà tuyển dụng NÊN

Tôn trọng quyền riêng tư và chỉ xem nội dung công khai

Nguyên tắc hàng đầu là nhà tuyển dụng chỉ nên xem xét những thông tin mà ứng viên đã công khai trên các nền tảng mạng xã hội. Việc cố gắng truy cập vào các tài khoản riêng tư hoặc sử dụng các phương pháp không chính thống để thu thập thông tin là vi phạm quyền riêng tư và có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Đánh giá một cách công bằng, tránh định kiến

Quá trình đánh giá cần dựa trên những tiêu chí liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc và năng lực của ứng viên. Nhà tuyển dụng cần tránh đưa ra những nhận xét chủ quan hoặc bị ảnh hưởng bởi những định kiến cá nhân về chủng tộc, giới tính, tôn giáo, chính trị, hoặc các đặc điểm cá nhân khác của ứng viên được thể hiện trên mạng xã hội.

Tìm dấu hiệu tích cực thay vì “bới móc” lỗi nhỏ

Mục đích chính của việc kiểm tra mạng xã hội không phải là để tìm ra những lỗi lầm nhỏ nhặt trong quá khứ của ứng viên. Thay vào đó, nhà tuyển dụng nên tập trung vào việc tìm kiếm những dấu hiệu tích cực như sự chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm, khả năng giao tiếp tốt, hoặc những hoạt động cộng đồng ý nghĩa.

Xác thực thông tin 

Thông tin trên mạng xã hội chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể về ứng viên. Nhà tuyển dụng không nên đưa ra quyết định tuyển dụng chỉ dựa trên những gì tìm thấy trên mạng xã hội mà cần kết hợp với các phương pháp đánh giá khác như CV, thư giới thiệu, phỏng vấn, và kiểm tra tham chiếu (reference check).

Ghi chú và sử dụng dữ liệu 

Nếu nhà tuyển dụng quyết định ghi lại những thông tin thu thập được từ mạng xã hội, cần đảm bảo rằng việc này được thực hiện một cách khách quan, chính xác và liên quan đến các tiêu chí tuyển dụng. Dữ liệu này cần được bảo mật và chỉ được sử dụng cho mục đích đánh giá ứng viên trong quy trình tuyển dụng cụ thể.

Những điều nhà tuyển dụng KHÔNG NÊN 

Kết bạn hoặc tạo tài khoản giả 

Việc cố gắng kết bạn hoặc tạo tài khoản giả mạo để tiếp cận thông tin riêng tư của ứng viên là hành vi xâm phạm quyền riêng tư và hoàn toàn không được chấp nhận. Điều này không chỉ gây mất lòng tin mà còn có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý.

Phân biệt đối xử 

Quyết định tuyển dụng phải dựa trên năng lực và sự phù hợp của ứng viên với công việc, không được dựa trên những quan điểm cá nhân, tôn giáo, chính trị, hoặc bất kỳ đặc điểm cá nhân nào khác mà ứng viên thể hiện trên mạng xã hội. Hành vi phân biệt đối xử là bất hợp pháp và đi ngược lại các nguyên tắc đạo đức trong tuyển dụng.

Phán xét vội vàng

Một bài đăng hoặc hình ảnh đơn lẻ không thể phản ánh đầy đủ con người của ứng viên. Nhà tuyển dụng cần xem xét bối cảnh và tránh đưa ra những phán xét vội vàng dựa trên một vài thông tin riêng lẻ trên mạng xã hội.

Chia sẻ hoặc sử dụng thông tin trái phép

Thông tin thu thập được từ mạng xã hội của ứng viên cần được giữ bí mật và chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng nội bộ. Việc chia sẻ thông tin này với bên thứ ba hoặc sử dụng nó cho các mục đích khác là vi phạm quyền riêng tư và có thể gây tổn hại đến uy tín của công ty.

Vi phạm quy định về bảo mật

Nhà tuyển dụng cần tuân thủ các quy định pháp luật về bảo mật thông tin cá nhân trong quá trình thu thập, lưu trữ và sử dụng thông tin từ mạng xã hội của ứng viên. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình phạt pháp lý nghiêm trọng.

Các quy định pháp lý liên quan đến kiểm tra mạng xã hội

Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân

Việc kiểm tra lý lịch mạng xã hội của ứng viên cần tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành. Ví dụ, ở Liên minh châu Âu, Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt về việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân. Tại Việt Nam, Luật An ninh mạng cũng có những quy định liên quan đến việc bảo vệ thông tin cá nhân trên không gian mạng. Nhà tuyển dụng cần tìm hiểu và tuân thủ các quy định này để tránh các rủi ro pháp lý.

Những ranh giới không nên vượt qua

Nhà tuyển dụng cần nhận thức rõ những ranh giới không được phép vượt qua khi kiểm tra mạng xã hội của ứng viên. Điều này bao gồm việc không xâm phạm quyền riêng tư, không phân biệt đối xử, và không sử dụng thông tin một cách thiếu minh bạch hoặc không phù hợp.

Hệ quả pháp lý nếu vi phạm quyền riêng tư

Việc vi phạm quyền riêng tư của ứng viên trong quá trình kiểm tra mạng xã hội có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm các vụ kiện dân sự, bị phạt hành chính, hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm.

Khi nào thì nên sử dụng kiểm tra mạng xã hội trong tuyển dụng?

Giai đoạn sau phỏng vấn sơ bộ

Thông thường, việc kiểm tra mạng xã hội nên được thực hiện ở giai đoạn sau khi đã có những đánh giá ban đầu về năng lực và kinh nghiệm của ứng viên thông qua CV và phỏng vấn sơ bộ. Điều này giúp nhà tuyển dụng tập trung vào những ứng viên tiềm năng và sử dụng thông tin từ mạng xã hội để có cái nhìn sâu sắc hơn về sự phù hợp của họ.

Khi cần sàng lọc những vị trí đặc biệt

Đối với những vị trí có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hình ảnh của công ty, hoặc thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, việc kiểm tra mạng xã hội có thể đặc biệt hữu ích để đảm bảo ứng viên có hình ảnh phù hợp và không có những hành vi hoặc quan điểm tiêu cực có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Kết hợp với các phương pháp đánh giá khác

Như đã đề cập, thông tin từ mạng xã hội chỉ nên được xem xét như một phần bổ sung cho các phương pháp đánh giá khác. Quyết định tuyển dụng cuối cùng cần dựa trên sự tổng hợp của nhiều yếu tố, bao gồm năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kết quả phỏng vấn, và thông tin tham khảo.

Gợi ý quy trình kiểm tra mạng xã hội hiệu quả 

Thiết lập tiêu chí rõ ràng

Trước khi tiến hành kiểm tra, nhà tuyển dụng cần xác định rõ những tiêu chí cụ thể mà họ muốn tìm kiếm trên mạng xã hội của ứng viên. Những tiêu chí này nên liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc và văn hóa của công ty, ví dụ như sự chuyên nghiệp trong giao tiếp, tinh thần trách nhiệm, hoặc khả năng làm việc nhóm.

Chỉ thu thập nội dung công khai

Trong quá trình kiểm tra lý lịch mạng xã hội của ứng viên, nguyên tắc tối thượng mà nhà tuyển dụng cần tuân thủ là tuyệt đối chỉ xem xét những thông tin nào mà ứng viên đã chủ động chia sẻ một cách công khai trên các nền tảng trực tuyến. Mọi hành vi cố gắng truy cập hoặc thu thập thông tin từ các tài khoản cá nhân được đặt ở chế độ riêng tư đều phải được tránh xa một cách nghiêm ngặt.

Đánh giá nội dung theo checklist

Để đảm bảo tính khách quan và sự nhất quán trong quá trình đánh giá, nhà tuyển dụng nên xây dựng và áp dụng một checklist bao gồm các tiêu chí cụ thể đã được xác định trước. Việc này giúp hệ thống hóa việc xem xét nội dung trên mạng xã hội của ứng viên, đảm bảo rằng mọi đánh giá đều dựa trên những chuẩn mực rõ ràng và liên quan đến yêu cầu của vị trí tuyển dụng.

Có người phụ trách chuyên trách 

 Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và giảm thiểu tối đa những đánh giá mang tính chủ quan hoặc cảm tính, doanh nghiệp nên giao trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra mạng xã hội cho một nhân sự cụ thể hoặc một bộ phận chuyên trách. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình được thực hiện một cách bài bản, có hệ thống và tuân thủ các nguyên tắc đã đặt ra.

Lưu trữ thông tin 

Trong trường hợp thông tin thu thập được từ mạng xã hội của ứng viên cần được lưu trữ lại, nhà tuyển dụng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo mật thông tin cá nhân. Chỉ những thông tin thực sự cần thiết và liên quan trực tiếp đến mục đích tuyển dụng mới nên được lưu giữ, đồng thời cần có các biện pháp bảo vệ an toàn cho dữ liệu này.

Minh bạch với ứng viên nếu cần

Đối với một số vị trí đặc biệt quan trọng, chẳng hạn như các vị trí cấp cao hoặc những vai trò có tính nhạy cảm cao, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc đến việc thông báo trước cho ứng viên về việc kiểm tra mạng xã hội như một phần trong quy trình tuyển dụng. Sự minh bạch này có thể giúp xây dựng lòng tin và thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên.

Nhà tuyển dụng cần ghi nhớ điều gì?

Mạng xã hội là một phần thông tin bổ sung, không nên là tiêu chí duy nhất

Điều quan trọng mà nhà tuyển dụng cần khắc ghi là thông tin thu thập được từ mạng xã hội của ứng viên chỉ nên được xem xét như một phần bổ sung trong quá trình đánh giá. Quyết định tuyển dụng cuối cùng và mang tính quyết định cần phải dựa trên một sự thẩm định toàn diện, bao gồm năng lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc đã được chứng minh, những đánh giá về tính cách cá nhân, và sự phù hợp của ứng viên với các giá trị và văn hóa đặc trưng của công ty.

Ứng viên có thể thay đổi, học hỏi và trưởng thành

Nhà tuyển dụng cần nhận thức rõ rằng những nội dung mà ứng viên đã chia sẻ trên mạng xã hội trong quá khứ có thể không còn phản ánh chính xác con người họ ở thời điểm hiện tại. Quá trình trưởng thành, học hỏi và thay đổi là điều tất yếu đối với mỗi cá nhân, do đó, việc cân nhắc đến yếu tố thời gian và sự phát triển cá nhân của ứng viên là vô cùng quan trọng khi đánh giá thông tin từ mạng xã hội.

Tạo dựng một quy trình tuyển dụng công bằng – tôn trọng – hiệu quả

Mục tiêu cốt lõi của mọi quy trình tuyển dụng là tìm kiếm và thu hút được những nhân tài phù hợp nhất với nhu cầu của công ty, đồng thời đảm bảo rằng toàn bộ quá trình diễn ra một cách công bằng và thể hiện sự tôn trọng đối với tất cả các ứng viên tham gia. Việc kiểm tra thông tin trên mạng xã hội cần được thực hiện trong khuôn khổ của một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cao nhất.

Kết luận

Việc kiểm tra lý lịch ứng viên trên mạng xã hội ngày càng phổ biến trong các quy trình tuyển dụng hiện đại, đặc biệt trong các chương trình management trainee, nơi ứng viên không chỉ được đánh giá qua CV mà còn qua dấu ấn cá nhân trên không gian số.

Tuy đây là một công cụ hữu ích giúp nhà tuyển dụng có thêm góc nhìn đa chiều và xác thực, nhưng việc sử dụng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quyền riêng tư, đạo đức nghề nghiệp và pháp luật. Nhà tuyển dụng cần đánh giá thông tin công khai một cách khách quan, tìm kiếm các dấu hiệu tích cực và đảm bảo thông tin được đối chiếu từ nhiều nguồn.

Ngược lại, những hành vi như xâm phạm quyền riêng tư, đưa ra kết luận phiến diện, hay sử dụng thông tin cá nhân không hợp lý có thể gây ảnh hưởng đến uy tín và công bằng trong quy trình tuyển dụng.

📌 Tại VCO Group, chúng tôi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong quá trình xây dựng quy trình tuyển dụng minh bạch, chuyên nghiệp – đặc biệt ở các chương trình Management Trainee cho những tập đoàn lớn như Suntory Pepsico, Masan, Heineken, Viettel, L’Oréal,…

Chúng tôi hiểu rằng tuyển đúng người không chỉ dựa trên hồ sơ, mà còn dựa trên khả năng phân tích toàn diện – từ dữ liệu truyền thống đến hành vi số.

🌟 Hãy bắt đầu xây dựng quy trình tuyển dụng thông minh và công bằng cùng VCO – đối tác chiến lược của các doanh nghiệp trong kỷ nguyên nhân sự 4.0.

👉 Tìm hiểu thêm các chiến lược tuyển dụng thực chiến tại đây.