Một phần tư ứng viên được mời không vào làm bài kiểm tra năng lực

Theo dữ liệu VCO Group từ các Young Talent Program tại Việt Nam, khoảng một phần tư ứng viên được mời làm bài kiểm tra năng lực không vào làm bài. Con số này dao động từ khoảng 20 phần trăm ở nơi tổ chức tốt tới hơn 30 phần trăm ở nơi tổ chức chưa tối ưu. Khoảng cách hơn 10 điểm phần trăm giữa hai đầu là phần doanh nghiệp lấy lại được mà không cần thêm ngân sách thu hút.

Hao hụt lớn nhất của phễu không nằm ở nơi phần lớn chương trình đang nhìn

Khi một Young Talent Program không đủ ứng viên vào vòng phỏng vấn, phản xạ thường gặp là kết luận rằng nguồn ứng viên năm nay yếu, hoặc rằng ngân sách thu hút chưa đủ. Cả hai kết luận đều dẫn tới cùng một hành động là chi thêm tiền để kéo thêm hồ sơ về.

Dữ liệu vận hành cho thấy phần hao hụt lớn nhất và dễ can thiệp nhất lại nằm ở một chỗ khác. Đó là khoảng giữa thời điểm ứng viên nhận thư mời làm bài kiểm tra và thời điểm họ thực sự đăng nhập vào làm bài. Ở khoảng này, khoảng một phần tư ứng viên biến mất.

Điều đáng nói là những ứng viên đó đã hoàn thành toàn bộ phần khó nhất. Họ đã biết tới chương trình, đã dành thời gian chuẩn bị hồ sơ, đã nộp, đã vượt vòng đọc hồ sơ. Chi phí thu hút cho họ đã được chi rồi. Mất họ ở bước này là mất trọn phần đầu tư đó.

Khoảng dao động mới là con số đáng chú ý, không phải mức trung bình

Nếu chỉ nhìn mức trung bình khoảng một phần tư, người ta dễ kết luận rằng đây là đặc tính tự nhiên của thị trường và không làm gì được. Bức tranh thay đổi hoàn toàn khi nhìn vào khoảng dao động giữa các chương trình trong cùng tệp dữ liệu.

Khoảng dao động tỷ lệ ứng viên được mời nhưng không vào làm bài

Các chương trình trong tệp phân tích tuyển cùng nhóm đối tượng và cạnh tranh trên cùng mặt bằng nguồn ứng viên. Vì vậy khoảng cách hơn 10 điểm phần trăm giữa hai đầu phản ánh cách tổ chức, không phản ánh chất lượng nguồn.

Cách quy đổi khoảng cách này thành con số kinh doanh rất đơn giản. Với một chương trình mời 1.000 ứng viên làm bài, mỗi điểm phần trăm tương đương 10 ứng viên. Hơn 10 điểm phần trăm tương đương hơn 100 ứng viên đã được trả phí thu hút nhưng không bao giờ bước vào vòng đánh giá.

Nếu tỷ lệ của chương trình đang vượt mức trung bình từ 6 điểm phần trăm trở lên, nguyên nhân gần như chắc chắn nằm ở khâu tổ chức chứ không nằm ở nguồn. Ba điểm cần rà trước tiên là nội dung thư mời, độ dài bài làm, và số ngày ứng viên có để vào làm bài.

Một cách làm phổ biến nhưng không mang lại kết quả

Có một biện pháp được áp dụng khá rộng rãi với lập luận nghe rất hợp lý: rút ngắn khoảng thời gian mở bài, để chỉ những ứng viên thực sự quan tâm mới kịp hoàn thành. Ý tưởng là dùng áp lực thời gian như một bộ lọc mức độ nghiêm túc.

Dữ liệu không ủng hộ cách làm này. Trong tệp phân tích, thời điểm ứng viên vào làm bài trong khoảng thời gian được mở, dù sớm hay muộn, không liên quan tới điểm số họ đạt được. Nói cách khác, người vào làm bài ngay ngày đầu và người vào làm bài ngày cuối có kết quả tương đương nhau.

Hệ quả là rút ngắn thời gian mở bài không lọc được người kém, nó chỉ làm tăng tỷ lệ không tham gia. Doanh nghiệp mất thêm ứng viên mà không thu được lợi ích nào về chất lượng.

Một lưu ý ngược chiều cũng cần nói rõ. Nhóm không tham gia bài kiểm tra, xét trung bình, có hồ sơ yếu hơn nhóm hoàn thành bài. Vì vậy không nên đầu tư một chiến dịch nhắc lại trên diện rộng để kéo toàn bộ nhóm này quay lại. Phần đáng xử lý là phần hơn 10 điểm phần trăm do cách tổ chức tạo ra, không phải toàn bộ nhóm vắng mặt.

Bằng chứng quốc tế: đây là bài toán thiết kế hệ thống, không phải bài toán động lực ứng viên

Kết luận rằng tỷ lệ bỏ dở là vấn đề thiết kế chứ không phải vấn đề mức độ quan tâm của ứng viên có sự đồng thuận rộng trong dữ liệu quốc tế.

Sova Assessment công bố trường hợp của Sky, khi doanh nghiệp này gộp các công cụ đánh giá rời rạc vào một nền tảng thống nhất. Tỷ lệ hoàn thành tăng từ 51 phần trăm lên 86 phần trăm, đồng thời thời gian quản trị giảm 90 phần trăm. Cùng nguồn cũng chỉ ra khoảng cách lớn giữa quy trình không tối ưu cho thiết bị di động và quy trình tối ưu đầy đủ, với tỷ lệ hoàn thành lần lượt khoảng 35 phần trăm và 72 phần trăm.

Trường hợp được trích dẫn nhiều nhất là Unilever. Sau khi chuyển toàn bộ vòng đầu sang định dạng số hoá, tỷ lệ hoàn thành của ứng viên tăng từ 50 phần trăm lên 96 phần trăm, chu kỳ tuyển dụng rút từ bốn tháng xuống bốn tuần, và doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50.000 giờ sàng lọc trong 18 tháng đầu. Điểm chung của cả hai trường hợp là không có thay đổi nào về nguồn ứng viên, chỉ có thay đổi về cách tổ chức trải nghiệm.

Ở góc độ mốc thị trường, phân tích của CareerPlug trên hơn 10 triệu hồ sơ đặt tỷ lệ hoàn thành trung bình toàn ngành ở mức khoảng 6 phần trăm, với ngành khách sạn cao nhất về tỷ lệ bỏ dở ở mức 68 phần trăm. Một khảo sát khác ghi nhận 34 phần trăm ứng viên coi như mình đã bị bỏ rơi nếu không nhận được phản hồi trong vòng 7 ngày.

Một góc nhìn ngược chiều đáng cân nhắc

Không phải mọi tỷ lệ bỏ dở đều là tổn thất cần loại bỏ. Có một lập luận đáng cân nhắc rằng khi biểu mẫu ứng tuyển được làm quá dễ, chức năng sàng lọc tự nhiên của bước này biến mất, và toàn bộ gánh nặng phân loại dồn xuống các vòng sau.

Theo cách nhìn đó, tỷ lệ bỏ dở ở vòng phỏng vấn ghi hình hoặc vòng kiểm tra không hoàn toàn là lỗi hệ thống, mà một phần đang làm đúng công việc mà biểu mẫu đã ngừng làm.

Cách dung hoà hợp lý là phân biệt hai loại rơi rụng. Rơi rụng do ma sát kỹ thuật, gồm lỗi đăng nhập, giao diện không chạy được trên điện thoại, hướng dẫn không rõ, thư mời vào hộp thư rác, là loại cần loại bỏ triệt để vì nó không phân biệt ứng viên tốt với ứng viên kém. Rơi rụng do mức độ cam kết, khi ứng viên cân nhắc và quyết định không dành 45 phút cho bài kiểm tra, là loại mang thông tin.

Trong dữ liệu VCO Group, phần hơn 10 điểm phần trăm chênh lệch giữa chương trình tổ chức tốt nhất và chương trình tổ chức kém nhất thuộc loại thứ nhất. Đó là phần cần xử lý trước.

Danh mục rà soát trước mùa tuyển tới

Bốn nhóm can thiệp dưới đây xếp theo thứ tự chi phí thấp trước, tác động đo được ngay.

Bốn nhóm can thiệp giảm tỷ lệ ứng viên không vào làm bài

Cả bốn nhóm can thiệp đều không làm thay đổi nội dung bài kiểm tra, nên kết quả các mùa vẫn so sánh được với nhau.

Ba việc cần làm

1. Đo tỷ lệ ứng viên được mời nhưng không vào làm bài của mùa gần nhất và đối chiếu với mức trung bình khoảng một phần tư. Nếu vượt từ 6 điểm phần trăm trở lên, rà khâu tổ chức trước khi rà chất lượng nguồn.
2. Kiểm tra toàn bộ luồng làm bài trên điện thoại và loại bỏ mọi bước tạo tài khoản trùng lặp, vì đây là nhóm ma sát kỹ thuật không phân biệt ứng viên tốt với ứng viên kém.
3. Ngừng dùng việc rút ngắn thời gian mở bài như một cách lọc ứng viên nghiêm túc, vì thời điểm vào làm bài không liên quan tới điểm số đạt được.

Câu hỏi thường gặp

Bao nhiêu phần trăm ứng viên không vào làm bài kiểm tra năng lực?

Theo dữ liệu VCO Group từ các Young Talent Program tại Việt Nam, khoảng một phần tư ứng viên được mời không vào làm bài. Tỷ lệ này dao động từ khoảng 20 phần trăm ở chương trình tổ chức tốt tới hơn 30 phần trăm ở chương trình tổ chức chưa tối ưu, trên cùng một mặt bằng nguồn ứng viên.

Rút ngắn thời gian mở bài test có lọc được ứng viên nghiêm túc không?

Không. Trong dữ liệu VCO Group, ứng viên vào làm bài sớm hay muộn trong khoảng thời gian được mở đều có kết quả tương đương nhau. Rút ngắn thời gian vì vậy không cải thiện chất lượng nhóm vượt vòng, nó chỉ làm tăng tỷ lệ ứng viên không tham gia.

Làm sao tăng tỷ lệ hoàn thành bài đánh giá tuyển dụng?

Bốn nhóm can thiệp có chi phí thấp và tác động đo được ngay: viết lại thư mời để nêu rõ thời lượng và thiết bị cần có, kiểm tra toàn bộ luồng trên điện thoại và bỏ bước tạo tài khoản trùng lặp, giữ khoảng thời gian mở bài đủ rộng, và bố trí đầu mối hỗ trợ kỹ thuật trong khung giờ buổi tối.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.