Bốn chỉ số nên thay thế tổng số hồ sơ trong báo cáo tuyển dụng

Tổng số hồ sơ là chỉ số được báo cáo nhiều nhất trong các chương trình tuyển dụng ứng viên trẻ tại Việt Nam, nhưng nó không cho biết kênh nào đang mang về ứng viên đạt chuẩn và kênh nào chỉ mang về số lượng. VCO Group đề xuất bốn chỉ số thay thế, tất cả đều đo được bằng dữ liệu mà một chương trình đang có sẵn.

Vì sao tổng số hồ sơ là chỉ số dễ gây hiểu nhầm nhất

Trong hầu hết báo cáo tổng kết mùa tuyển, con số được đưa lên đầu tiên là tổng số hồ sơ nhận được. Nó dễ đo, dễ so với năm trước, và dễ trình bày với ban lãnh đạo. Vấn đề là nó gộp chung ba thứ hoàn toàn khác nhau vào một con số.

Thứ nhất, nó gộp hồ sơ với ứng viên. Trong tệp dữ liệu của VCO Group, số hồ sơ trung bình mà một ứng viên nộp vào cao hơn một, vì một phần ứng viên nộp vào nhiều chương trình khác nhau trong cùng khoảng thời gian. Báo cáo theo hồ sơ vì thế luôn cao hơn số người thật.

Thứ hai, nó gộp ứng viên đạt chuẩn với ứng viên không đạt. Một kênh mang về gấp đôi số hồ sơ nhưng chất lượng chỉ bằng một nửa thì đóng góp không khác gì kênh kia, trong khi chi phí có thể cao gấp đôi.

Thứ ba, nó gộp phần chương trình kiểm soát được với phần chương trình không kiểm soát được. Số hồ sơ chịu ảnh hưởng của mùa vụ, của lịch thi cử tại trường đại học, và của việc đối thủ có mở chương trình cùng thời điểm hay không. Những yếu tố này không phản ánh chất lượng vận hành.

Bốn chỉ số thay thế và cách tính từng chỉ số

Bốn chỉ số dưới đây đều tính được từ dữ liệu mà một chương trình có sẵn, không cần thêm công cụ đo lường mới.

Bốn chỉ số nên đưa vào báo cáo thay cho tổng số hồ sơ

Ba chỉ số đầu đo được ngay trong mùa đang chạy. Chỉ số thứ tư đòi hỏi ghép dữ liệu chi tiêu marketing theo kênh với dữ liệu ứng viên, và đây thường là hạng mục cần chuẩn bị từ đầu mùa chứ không làm được lúc tổng kết.

Vì sao điểm trung vị đáng tin hơn tỷ lệ vượt vòng khi so sánh kênh

Trong bốn chỉ số trên, chỉ số thứ hai là chỉ số hay bị thay thế nhầm nhất. Phản xạ tự nhiên khi so sánh hai kênh là tính tỷ lệ vượt vòng của từng kênh. Cách này có một lỗi hệ thống.

Tỷ lệ vượt vòng phụ thuộc vào ngưỡng điểm mà chương trình đặt ra. Nếu ngưỡng đổi giữa hai mùa, hoặc nếu hai chương trình trong cùng doanh nghiệp đặt ngưỡng khác nhau, các tỷ lệ không so sánh được với nhau dù chất lượng nguồn hoàn toàn giống nhau.

Điểm trung vị và các phân vị thì không có vấn đề đó. Chúng mô tả trực tiếp phân bố năng lực của nhóm ứng viên đến từ mỗi kênh, độc lập với mọi quyết định hành chính về ngưỡng. Đây là lý do vì sao trong các báo cáo do VCO Group thực hiện, mọi phép so sánh giữa các nhóm đều dựa trên phân bố điểm chứ không dựa trên tỷ lệ đạt.

Một lợi ích phụ đáng kể: khi chuyển sang báo cáo bằng phân bố điểm, chương trình có thể so sánh kết quả của mình qua nhiều mùa ngay cả khi đã thay đổi ngưỡng, miễn là giữ nguyên bộ đề và cách quy đổi điểm.

Một chỉ số phụ đáng đưa vào và một chỉ số nên bỏ

Ngoài bốn chỉ số chính, có một chỉ số phụ rất rẻ mà phần lớn chương trình chưa ghi nhận: tỷ lệ ứng viên đang tham gia đồng thời chương trình của doanh nghiệp khác.

Chỉ số này đo được bằng một câu hỏi tuỳ chọn trong biểu mẫu ứng tuyển. Nó không dùng để loại ai, mà dùng để biết mức độ cạnh tranh thực tế mà chương trình đang đối mặt và để hiệu chỉnh kỳ vọng về tỷ lệ nhận lời mời ở các vòng sau. Trong dữ liệu VCO Group, khoảng một phần sáu ứng viên nộp vào nhiều hơn một chương trình trong cùng thời gian, và con số này là mức sàn vì tệp phân tích không bao phủ toàn bộ thị trường.

Ngược lại, có một chỉ số nên bỏ khỏi báo cáo hoặc ít nhất không đặt ở vị trí trung tâm: số lượt tiếp cận và số lượt hiển thị của các bài đăng truyền thông. Chỉ số này gần như không có quan hệ với số ứng viên đạt chuẩn, dễ bị đẩy lên bằng ngân sách, và tạo cảm giác chương trình đang hoạt động tốt trong khi phễu phía sau có thể đang rò rỉ nghiêm trọng.

Nguyên tắc chung khi chọn chỉ số để báo cáo: chỉ giữ những chỉ số mà khi chúng thay đổi, đội tuyển dụng biết chính xác phải làm gì tiếp theo.

Mốc đối chiếu bên ngoài để đọc con số của mình

Một bộ chỉ số chỉ hữu ích khi có mốc để đối chiếu. Vài mốc từ dữ liệu quốc tế dưới đây giúp đọc các con số nội bộ.

Về tỷ lệ hoàn thành hồ sơ ứng tuyển, phân tích của CareerPlug trên hơn 10 triệu hồ sơ đặt mức trung bình toàn ngành ở khoảng 6 phần trăm, với chênh lệch rất lớn giữa các ngành. Con số này thấp hơn nhiều so với cảm nhận thông thường và cho thấy phần hao hụt ở đầu phễu là hiện tượng phổ biến chứ không phải vấn đề riêng của một chương trình.

Về cách phân tách chỉ số, thực hành được khuyến nghị rộng rãi là tách tỷ lệ hoàn thành theo thiết bị, theo kênh nguồn và theo cấp bậc vị trí, thay vì báo cáo một con số tổng. Chênh lệch lớn giữa thiết bị di động và máy tính để bàn là dấu hiệu của vấn đề giao diện, còn chênh lệch giữa các kênh nguồn là căn cứ phân bổ ngân sách.

Về bối cảnh thị trường Việt Nam, báo cáo thị trường tuyển dụng thường niên của TopCV được xây dựng trên khảo sát hơn 3.000 đại diện doanh nghiệp và người lao động cùng phân tích gần 300.000 tin tuyển dụng, là nguồn tham chiếu công khai hữu ích khi cần đặt kết quả của chương trình vào bức tranh cung cầu chung.

Ba việc cần làm

1. Khử trùng lặp ứng viên trước khi đếm và báo cáo theo số người thay vì theo số lượt nộp hồ sơ.
2. Chuyển toàn bộ phép so sánh giữa các kênh và giữa các mùa sang dùng điểm trung vị và phân vị của bài kiểm tra, thay vì dùng tỷ lệ vượt vòng.
3. Chuẩn bị việc ghép dữ liệu chi tiêu theo kênh với dữ liệu ứng viên ngay từ đầu mùa, vì chi phí trên mỗi ứng viên đạt chuẩn không tính ngược được vào lúc tổng kết.

Câu hỏi thường gặp

Nên báo cáo chỉ số nào thay cho tổng số hồ sơ ứng tuyển?

Bốn chỉ số nên thay thế là số ứng viên khác nhau sau khử trùng lặp, điểm trung vị bài kiểm tra tách theo kênh, tỷ lệ tham gia bài kiểm tra tách theo kênh, và chi phí trên mỗi ứng viên vượt vòng kiểm tra. Cả bốn đều tính được từ dữ liệu mà một chương trình đang có sẵn.

Vì sao không nên so sánh các kênh tuyển dụng bằng tỷ lệ vượt vòng?

Vì tỷ lệ vượt vòng phụ thuộc vào ngưỡng điểm do chương trình tự đặt. Nếu ngưỡng thay đổi giữa hai mùa hoặc khác nhau giữa hai chương trình, các tỷ lệ không so sánh được dù chất lượng nguồn giống hệt nhau. Điểm trung vị và phân vị mô tả trực tiếp phân bố năng lực nên không có vấn đề này.

Bao nhiêu ứng viên nộp hồ sơ vào nhiều chương trình cùng lúc?

Trong dữ liệu VCO Group, khoảng một phần sáu ứng viên nộp vào nhiều hơn một chương trình trong cùng khoảng thời gian. Đây là mức sàn vì tệp phân tích không bao phủ toàn bộ thị trường, nên số chương trình thực tế mà một ứng viên nộp vào trong một mùa cao hơn con số này.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.