Bảng chấm hồ sơ đang cộng điểm cho thời gian tích luỹ hay cho năng lực

Đặt cạnh nhau điểm chấm hồ sơ và điểm bài kiểm tra năng lực của cùng một tệp ứng viên, VCO Group ghi nhận một chiều nghịch đáng chú ý: trong nhóm 22 tới 24 tuổi, điểm chấm hồ sơ tăng đều theo tuổi trong khi điểm bài kiểm tra lại giảm đều. Bảng chấm đang cộng điểm cho phần thời gian ứng viên đã tích luỹ nhiều hơn là cho năng lực.

Vì sao vấn đề này khó phát hiện từ bên trong một doanh nghiệp

Bảng chấm hồ sơ của một Young Talent Program thường được xây dựng từ kinh nghiệm nhiều mùa và từ hồ sơ của những nhân sự đã thành công trong quá khứ. Đó là cách làm hợp lý và nó tạo ra một bảng chấm hoạt động đúng chiều ở mức tổng thể.

Nhưng bảng chấm chỉ có thể được kiểm chứng khi có một phép đo độc lập cho cùng một ứng viên. Trong hầu hết doanh nghiệp, ứng viên bị loại ở vòng hồ sơ không bao giờ làm bài kiểm tra năng lực, nên không có cách nào biết được quyết định loại đó đúng hay sai. Dữ liệu chỉ tồn tại cho nhóm đã được giữ lại.

VCO Group vận hành cả hệ thống nhận hồ sơ và hệ thống kiểm tra năng lực cho nhiều chương trình, trong đó có những chương trình cho toàn bộ ứng viên làm bài kiểm tra trước khi đọc hồ sơ. Điều này tạo ra một tệp dữ liệu hiếm gặp: điểm chấm hồ sơ và điểm năng lực của cùng một người, bao gồm cả những người đã bị loại.

Ba nhóm ứng viên đang bị chấm lệch so với năng lực đo được

Khi so sánh thứ hạng theo điểm chấm hồ sơ với thứ hạng theo điểm bài kiểm tra, phần lớn ứng viên nằm cùng vùng ở cả hai thang. Ba nhóm dưới đây là những nhóm lệch rõ nhất và cả ba đều lệch theo một cách có thể sửa được.

Ba nhóm ứng viên có điểm chấm hồ sơ lệch so với điểm năng lực

Cả ba nhóm đều lệch theo cùng một cơ chế: bảng chấm đang thưởng cho những dấu hiệu tích luỹ theo thời gian và theo điều kiện, trong khi mục tiêu của một chương trình young talent là chọn theo tiềm năng.

Cơ chế đứng sau cả ba nhóm là một

Ba nhóm trên trông như ba vấn đề riêng, nhưng chúng có chung một nguyên nhân. Phần lớn hạng mục trong một bảng chấm hồ sơ đo những thứ cần thời gian và cần điều kiện để tích luỹ: số lần thực tập, số hoạt động ngoại khoá đã tham gia, số giải thưởng, kinh nghiệm quốc tế, số dự án đã làm.

Với một ứng viên 24 tuổi, hai năm chênh lệch so với ứng viên 22 tuổi là hai năm để tích thêm những dấu hiệu đó. Với một ứng viên từng du học, điều kiện gia đình đã tạo ra một số dấu hiệu mà bảng chấm ghi nhận. Không có gì sai trong việc coi trọng những dấu hiệu này, nhưng cần nhận ra rằng chúng đo một thứ khác với thứ chương trình đang tìm.

Một chương trình Young Talent Program hoặc Management Trainee tuyển theo tiềm năng, với giả định rằng phần lớn năng lực chuyên môn sẽ được xây dựng trong chính chương trình. Nếu bảng chấm thưởng cho phần đã tích luỹ, chương trình đang chọn theo tiêu chí của một vị trí có kinh nghiệm, chỉ với thang điểm thấp hơn.

Điều này cũng lý giải vì sao nhóm 19 tới 21 tuổi bị thiệt. Họ chưa kịp tích luỹ, nhưng năng lực đo được của họ không thấp hơn. Với các chương trình mở cho sinh viên năm cuối, đây là nhóm đang bị bỏ sót một cách có hệ thống.

Chuẩn hoá theo nhóm tuổi, việc nhỏ nhưng đổi kết quả

Cách hiệu chỉnh gọn nhất không phải là viết lại toàn bộ bảng chấm. Nó là thêm một bước xử lý sau khi chấm và trước khi xếp thứ hạng.

Thay vì xếp toàn bộ ứng viên trên một thang chung, chia họ thành các nhóm tuổi hoặc nhóm năm tốt nghiệp, tính vị trí tương đối của từng người trong nhóm của mình, rồi mới xếp thứ hạng chung theo vị trí tương đối đó. Về mặt kỹ thuật đây là một công thức trong bảng tính hoặc một trường tính toán trong hệ thống quản lý ứng viên, không phải một dự án.

Hiệu ứng của bước này thấy được ngay: nhóm 19 tới 21 tuổi không còn bị so trực tiếp với người đã đi làm hai năm ở cùng một hạng mục kinh nghiệm, và nhóm 23 tới 24 tuổi không còn được cộng điểm cho phần chênh lệch thời gian.

Một hiệu chỉnh thứ hai nên làm cùng lúc là tách bảng chấm thành hai phần điểm riêng thay vì một tổng điểm duy nhất. Một phần cho những gì ứng viên đã làm, một phần cho những dấu hiệu về tiềm năng. Hai phần này báo cáo riêng, và trọng số giữa chúng do từng vị trí quyết định. Cách này giữ được toàn bộ thông tin mà người chấm nhìn thấy, đồng thời làm rõ chương trình đang ưu tiên chiều nào.

Vòng đọc hồ sơ vẫn tạo ra giá trị

Cần nói rõ để tránh kết luận sai chiều. Ở mức tổng thể, vòng đọc hồ sơ trong dữ liệu hoạt động đúng: nhóm bị loại ở vòng này có điểm bài kiểm tra năng lực thấp hơn rõ rệt so với nhóm được giữ lại, và khoảng cách đó lớn. Người chấm hồ sơ đang nhìn thấy tín hiệu thật.

Tương quan giữa điểm chấm hồ sơ và điểm năng lực là tương quan dương, ở mức vừa phải. Mức này đủ để khẳng định vòng hồ sơ có giá trị, và cũng đủ để nói rằng nó không thay thế được một phép đo trực tiếp.

Đây cũng là điều mà nghiên cứu về tuyển chọn nhân sự đã chỉ ra. Phân tích của Sackett và cộng sự năm 2022 trên Journal of Applied Psychology, sau khi hiệu chỉnh sai lệch trong cách xử lý phạm vi giới hạn, cho thấy các tiêu chí gián tiếp có hiệu lực dự báo thấp hơn mức từng được tin trong nhiều thập kỷ, trong khi các phương pháp đo trực tiếp hành vi và năng lực giữ vững vị trí. Trong bài viết tiếp nối năm 2023, cùng nhóm tác giả nhấn mạnh rằng trọng số giữa các cấu phần trong một hệ thống tuyển chọn quan trọng hơn sự hiện diện của bất kỳ cấu phần đơn lẻ nào.

Kết luận thực tiễn cho một chương trình đang chạy là không cần bỏ vòng nào. Việc cần làm là chuẩn hoá điểm theo nhóm tuổi, tách hai phần điểm, và kiểm chứng từng hạng mục trong bảng chấm trên dữ liệu của chính mình sau mỗi mùa.

Ba việc cần làm

1. Chuẩn hoá điểm chấm hồ sơ theo nhóm tuổi hoặc nhóm năm tốt nghiệp trước khi xếp thứ hạng chung, thay vì xếp toàn bộ ứng viên trên một thang duy nhất.
2. Tách bảng chấm thành hai phần điểm báo cáo riêng, một phần cho những gì ứng viên đã làm và một phần cho dấu hiệu tiềm năng, với trọng số do từng vị trí quyết định.
3. Sau mỗi mùa, đối chiếu từng hạng mục trong bảng chấm với kết quả bài kiểm tra năng lực của cùng tệp ứng viên, và loại bỏ những hạng mục không phân biệt được nhóm đạt với nhóm không đạt.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao ứng viên lớn tuổi hơn thường được chấm hồ sơ cao hơn?

Vì phần lớn hạng mục trong bảng chấm đo những thứ cần thời gian để tích luỹ như số lần thực tập, hoạt động ngoại khoá và giải thưởng. Trong dữ liệu VCO Group, ở nhóm 22 tới 24 tuổi, điểm chấm hồ sơ tăng đều theo tuổi trong khi điểm bài kiểm tra năng lực lại giảm đều trong cùng khoảng đó.

Làm sao chấm hồ sơ công bằng giữa sinh viên năm cuối và người đã đi làm?

Chuẩn hoá điểm theo nhóm tuổi hoặc nhóm năm tốt nghiệp trước khi xếp thứ hạng chung, để mỗi ứng viên được so với bạn cùng lứa thay vì so trên một thang chung. Kèm theo đó là tách phần điểm cho những gì đã làm ra khỏi phần điểm cho dấu hiệu tiềm năng.

Có nên bỏ vòng đọc hồ sơ và cho tất cả ứng viên làm bài kiểm tra không?

Không cần. Trong dữ liệu VCO Group, nhóm bị loại ở vòng hồ sơ có điểm bài kiểm tra thấp hơn rõ rệt so với nhóm được giữ lại, nghĩa là vòng này đang tạo ra giá trị. Thứ cần điều chỉnh là trọng số của từng hạng mục bên trong bảng chấm, không phải sự tồn tại của vòng.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.