Từ 01/01/2026, hồ sơ ứng viên không trúng tuyển phải xoá nếu không có thoả thuận riêng

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 quy định người sử dụng lao động phải xoá thông tin của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ khi có thoả thuận khác. Với các chương trình Young Talent Program đang xây dựng cơ sở dữ liệu ứng viên dùng lại cho mùa sau, đây là thay đổi cần xử lý ngay từ biểu mẫu đăng ký.

Vì sao điều này quan trọng với một Young Talent Program hơn với tuyển dụng thông thường

Một chương trình Young Talent Program hoặc Management Trainee thường thu về vài nghìn hồ sơ để chọn ra vài chục người. Nghĩa là hơn 95 phần trăm số ứng viên tham gia sẽ không trúng tuyển ở mùa đó.

Phần lớn doanh nghiệp coi nhóm này là tài sản. Họ đã được đánh giá, đã có điểm bài kiểm tra, đã thể hiện mức độ quan tâm với thương hiệu. Việc giữ lại danh sách để mời cho mùa sau, hoặc để giới thiệu sang các vị trí đang tuyển khác, là cách tận dụng ngân sách thu hút đã chi.

Quy định mới không cấm việc này, nhưng nó thay đổi điều kiện tiên quyết. Cơ sở để giữ lại dữ liệu phải được thiết lập từ trước, tại thời điểm ứng viên nộp hồ sơ, chứ không thể thiết lập sau khi có kết quả. Đây là điểm mà nhiều chương trình chưa chuẩn bị.

VCO Group vận hành hệ thống nhận hồ sơ và đánh giá cho các chương trình Young Talent tại Việt Nam, nên phần lớn các câu hỏi thực tiễn trong bài viết này đến từ chính quá trình rà soát biểu mẫu và luồng đồng ý cho các chương trình đang chạy.

Bốn nội dung của Điều 25 có tác động trực tiếp tới quy trình tuyển dụng

Luật số 91/2025/QH15 dành một điều riêng cho việc bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý và sử dụng người lao động. Bốn nội dung dưới đây là những nội dung có tác động vận hành rõ nhất.

Bốn nội dung cần rà soát trước mùa tuyển tới

Bảng trên tóm tắt để phục vụ rà soát vận hành. Nội dung pháp lý đầy đủ cần tham chiếu trực tiếp văn bản luật và ý kiến tư vấn pháp lý.

Một điểm chuyển tiếp cần biết để không làm thừa việc

Có một quy định chuyển tiếp quan trọng và dễ bị bỏ sót. Với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân đang thực hiện mà đã được chủ thể dữ liệu đồng ý hoặc đã có thoả thuận theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP trước ngày 01/01/2026, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện mà không phải xin đồng ý lại.

Điều này có ý nghĩa thực tế lớn với các doanh nghiệp đã xây dựng cơ sở dữ liệu ứng viên trong những năm gần đây và đã có cơ chế đồng ý hợp lệ. Họ không cần chạy một chiến dịch xin đồng ý lại trên toàn bộ tệp.

Ngược lại, với các tệp dữ liệu được thu thập mà không có cơ chế đồng ý rõ ràng, hoặc cơ chế đồng ý chỉ nêu mục đích tuyển dụng cho một vị trí cụ thể đã đóng, thì quy định chuyển tiếp không giải quyết được vấn đề. Đây là nhóm cần xử lý trước khi kích hoạt bất kỳ chiến dịch liên hệ nào.

Cách xác định thuộc nhóm nào rất đơn giản: kiểm tra xem tại thời điểm ứng viên cung cấp dữ liệu, doanh nghiệp có bằng chứng lưu lại về nội dung mà ứng viên đã đồng ý hay không, và nội dung đó có bao gồm mục đích đang muốn dùng hay không.

Thiết kế biểu mẫu để giữ được cơ sở dữ liệu ứng viên một cách hợp lệ

Cách xử lý gọn nhất không nằm ở khâu lưu trữ mà nằm ở khâu thu thập. Thay vì thu một đồng ý duy nhất cho toàn bộ mọi mục đích, biểu mẫu nên tách thành các đồng ý riêng theo từng mục đích, và mỗi mục đích đều là tuỳ chọn của ứng viên chứ không phải điều kiện để nộp hồ sơ.

Ba mục đích thường gặp trong một Young Talent Program là xử lý hồ sơ cho chương trình hiện tại, giữ lại hồ sơ để mời cho các mùa hoặc chương trình sau, và giới thiệu hồ sơ sang các vị trí khác đang tuyển trong cùng doanh nghiệp. Mục đích thứ nhất là cơ sở để tham gia. Hai mục đích còn lại nên là ô chọn riêng.

Cách làm này có một lợi ích ngoài tuân thủ. Tỷ lệ ứng viên chủ động đồng ý cho phép giữ lại hồ sơ là một chỉ số đo mức độ hấp dẫn của thương hiệu tuyển dụng, và chỉ số đó thu được miễn phí ngay trong biểu mẫu.

Song song, cần một cơ chế kỹ thuật để hệ thống tự đánh dấu và xử lý theo từng nhóm đồng ý, thay vì để đội tuyển dụng xử lý thủ công. Đây là tiêu chí nên đưa vào danh sách yêu cầu khi lựa chọn hoặc nâng cấp hệ thống quản lý ứng viên.

Đặt trong bối cảnh quốc tế: tuân thủ đang trở thành yếu tố cạnh tranh

Xu hướng siết chặt quy định về dữ liệu và về công nghệ trong tuyển dụng không chỉ diễn ra tại Việt Nam. Với các công ty đa quốc gia đang hoạt động ở Việt Nam, bộ phận pháp chế khu vực thường đã quen với khung quy định châu Âu, nên việc đối chiếu hai khung giúp cuộc trao đổi nội bộ diễn ra nhanh hơn.

Đạo luật về trí tuệ nhân tạo của Liên minh châu Âu xếp các hệ thống dùng trong tuyển dụng và tuyển chọn vào nhóm rủi ro cao. Theo hướng dẫn dự thảo do Uỷ ban châu Âu công bố, một công cụ vẫn có thể thuộc nhóm rủi ro cao nếu nó ảnh hưởng đáng kể tới quyết định tuyển dụng, kể cả khi quyết định cuối cùng do con người đưa ra.

Một điểm khác đáng lưu ý cho các doanh nghiệp mua công cụ từ bên thứ ba. Khung quy định phân biệt bên phát triển hệ thống và bên triển khai sử dụng, và cả hai cùng chia sẻ trách nhiệm về tính minh bạch và công bằng của hệ thống. Nghĩa là việc mua một công cụ có sẵn không chuyển toàn bộ trách nhiệm sang nhà cung cấp.

Về thời hạn, nghĩa vụ đối với nhóm hệ thống rủi ro cao trong tuyển dụng đã được lùi từ tháng 8 năm 2026 sang tháng 12 năm 2027 theo gói đơn giản hoá Digital Omnibus. Riêng việc sử dụng công nghệ nhận diện cảm xúc trong phỏng vấn tuyển dụng đã bị cấm từ tháng 2 năm 2025 và không nằm trong phần được lùi thời hạn.

Danh mục rà soát trước khi mở mùa tuyển tới

Sáu việc dưới đây có thể hoàn thành trong vòng hai tới ba tuần với một chương trình quy mô trung bình.

Danh mục rà soát tuân thủ cho một chương trình Young Talent Program

Danh mục này phục vụ rà soát vận hành nội bộ. Kết quả rà soát nên được bộ phận pháp chế hoặc tư vấn pháp lý xem lại trước khi áp dụng.

Ba việc cần làm

1. Tách đồng ý trong biểu mẫu đăng ký thành ba mục đích riêng là xử lý cho chương trình hiện tại, giữ lại cho mùa sau, và giới thiệu sang vị trí khác, với hai mục đích sau là tuỳ chọn.
2. Phân loại toàn bộ tệp dữ liệu ứng viên hiện có theo cơ sở đồng ý tại thời điểm thu thập, và tách riêng nhóm cần xử lý trước khi kích hoạt bất kỳ chiến dịch liên hệ nào.
3. Đưa yêu cầu về cơ chế xoá tự động theo nhóm đồng ý và nhật ký thực hiện vào danh sách tiêu chí khi lựa chọn hoặc nâng cấp hệ thống quản lý ứng viên.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có được giữ hồ sơ ứng viên không trúng tuyển không?

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ 01/01/2026, doanh nghiệp phải xoá thông tin của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ khi có thoả thuận khác với ứng viên. Muốn giữ lại hồ sơ cho các mùa tuyển sau, doanh nghiệp cần thu đồng ý riêng cho mục đích đó ngay tại thời điểm ứng viên nộp hồ sơ.

Có phải xin lại đồng ý cho dữ liệu đã thu thập trước năm 2026 không?

Với hoạt động xử lý dữ liệu đang thực hiện mà đã được ứng viên đồng ý hoặc đã có thoả thuận theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP trước ngày 01/01/2026, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện mà không phải xin đồng ý lại. Với các tệp không có cơ chế đồng ý rõ ràng, hoặc đồng ý chỉ nêu mục đích đã kết thúc, cần xử lý trước khi sử dụng.

Luật quy định gì về phạm vi thông tin được thu thập từ ứng viên?

Việc thu thập thông tin trong tuyển dụng phải giới hạn trong phạm vi cần thiết, gắn trực tiếp với yêu cầu của vị trí công việc và mục tiêu tuyển dụng cụ thể. Nhà tuyển dụng không được yêu cầu những thông tin mang tính riêng tư hoặc không liên quan tới vị trí đang tuyển.

Lưu ý

Bài viết này cung cấp thông tin tham khảo phục vụ rà soát vận hành, không phải ý kiến tư vấn pháp lý và không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho tình huống cụ thể của từng doanh nghiệp. VCO Group không phải đơn vị hành nghề luật. Doanh nghiệp nên tham chiếu trực tiếp văn bản quy phạm pháp luật và trao đổi với bộ phận pháp chế hoặc đơn vị tư vấn pháp lý trước khi áp dụng.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.