Phỏng vấn bất đồng bộ là định dạng có tiềm năng cấu trúc hoá cao nhất

Trong tài liệu chuyên ngành về tuyển chọn nhân sự, phỏng vấn bất đồng bộ được mô tả là định dạng có tiềm năng cấu trúc hoá cao nhất, vì mọi ứng viên nhận cùng bộ câu hỏi theo cùng thứ tự với cùng thời gian suy nghĩ và trả lời. VCO Group vận hành định dạng này cho các chương trình tại Việt Nam ở mức chi phí khoảng 6.000 đồng cho mỗi ứng viên.

Lập luận ủng hộ không chỉ là tiết kiệm thời gian

Phỏng vấn bất đồng bộ thường được giới thiệu bằng lập luận về hiệu suất: ứng viên trả lời khi nào thuận tiện, người tuyển dụng xem lại theo lô, không cần sắp lịch, và một vòng vốn mất ba tuần có thể rút xuống vài ngày. Lập luận này đúng nhưng nó bỏ qua giá trị lớn hơn.

Giá trị lớn hơn nằm ở cấu trúc. Nghiên cứu về tuyển chọn nhân sự từ lâu đã chỉ ra rằng mức độ cấu trúc hoá là yếu tố quyết định hiệu lực dự báo của một vòng phỏng vấn. Trong tài liệu chuyên đề về phỏng vấn bất đồng bộ trên International Journal of Selection and Assessment, lập luận được nêu rõ: khó có định dạng phỏng vấn nào đạt được mức cấu trúc cao hơn phỏng vấn bất đồng bộ.

Lý do rất cơ học. Mỗi ứng viên nhận đúng cùng bộ câu hỏi, theo cùng thứ tự, không có câu hỏi phụ ngẫu hứng, không có thông tin bổ sung từ ứng viên trước, không có câu hỏi ngược từ ứng viên làm lệch mạch, và mọi người đều có cùng thời gian suy nghĩ và cùng thời gian trả lời.

Những điều kiện mà một vòng phỏng vấn trực tiếp phải nỗ lực rất nhiều mới đạt được thì định dạng này đạt được theo mặc định. Đây là điểm đáng đưa vào lập luận khi trình bày với hội đồng, thay vì chỉ nói về tiết kiệm thời gian.

Bảy quyết định thiết kế và ảnh hưởng của từng quyết định

Cấu trúc là tiềm năng của định dạng, không phải kết quả tự động. Bảy quyết định dưới đây quyết định phần lớn chất lượng đầu ra.

Bảy quyết định thiết kế trong một vòng phỏng vấn bất đồng bộ

Bảy quyết định trên đều nằm trong phạm vi cấu hình của hệ thống, không đòi hỏi phát triển tính năng mới. Việc bỏ qua chúng là nguyên nhân chính khiến hai doanh nghiệp cùng dùng một công cụ nhận được kết quả rất khác nhau.

Giao diện ảnh hưởng tới mức độ trung thực của câu trả lời

Có một phát hiện đáng chú ý mà phần lớn quyết định mua công cụ tại Việt Nam chưa tính tới. Cách trình bày giao diện của vòng phỏng vấn không chỉ ảnh hưởng tới trải nghiệm, mà ảnh hưởng tới chính nội dung mà ứng viên đưa ra.

Một nghiên cứu thực địa trên ứng viên thật, công bố năm 2023, so sánh nhiều phiên bản giao diện khác nhau của cùng một vòng phỏng vấn bất đồng bộ và đo hành vi tạo ấn tượng của ứng viên. Kết quả cho thấy các giao diện khác nhau làm tăng hoặc giảm cả hành vi tạo ấn tượng trung thực lẫn hành vi tạo ấn tượng không trung thực, theo những cách khác nhau.

Hàm ý thực tiễn: thiết kế giao diện là một quyết định đo lường chứ không phải một quyết định thẩm mỹ. Việc chọn hiển thị hay không hiển thị một khuôn mặt người, việc nêu rõ hay không nêu rõ rằng phần đánh giá có sự tham gia của thuật toán, việc có hay không có đồng hồ đếm ngược hiển thị liên tục, đều có tác động lên nội dung câu trả lời.

Vì đây là lĩnh vực còn ít nghiên cứu tại bối cảnh Việt Nam, khuyến nghị hợp lý là giữ nguyên một cấu hình giao diện qua các mùa để kết quả so sánh được, và chỉ thay đổi khi có kế hoạch đo tác động của việc thay đổi đó.

Chi phí và điểm hoà vốn

Chi phí vận hành một vòng phỏng vấn bất đồng bộ tại Việt Nam ở quy mô chương trình Young Talent hiện vào khoảng 6.000 đồng cho mỗi ứng viên, theo mức VCO Group đang triển khai. Đây là chi phí công nghệ, chưa gồm thời gian người chấm.

Phép so sánh có ý nghĩa nhất không phải với chi phí công nghệ của phương án khác, mà với thời gian của đội tuyển dụng. Một vòng phỏng vấn sàng lọc qua điện thoại kéo dài mười lăm phút, cộng thời gian sắp lịch, thời gian chờ ứng viên không bắt máy và thời gian ghi chép, thường tiêu tốn khoảng ba mươi phút thực tế cho mỗi ứng viên.

Với một chương trình cần sàng lọc ba trăm ứng viên ở vòng này, đó là khoảng một trăm năm mươi giờ làm việc. Con số này thường lớn hơn nhiều so với toàn bộ chi phí công nghệ của vòng, và đó là trước khi tính tới việc phỏng vấn qua điện thoại là định dạng gần như không có cấu trúc.

Điểm hoà vốn vì thế đến rất sớm. Với phần lớn chương trình có từ hai trăm ứng viên trở lên ở vòng sàng lọc, phương án bất đồng bộ đã có lợi ngay trong mùa đầu tiên, và phần lợi lớn nhất là thời gian của đội tuyển dụng được chuyển sang các vòng sau nơi phán đoán của con người tạo ra giá trị cao hơn.

Khi nào không nên dùng định dạng này

Có những trường hợp phỏng vấn bất đồng bộ không phải lựa chọn đúng, và nói rõ chúng giúp việc triển khai ở những nơi phù hợp diễn ra thuận lợi hơn.

Thứ nhất, ở các vòng cuối, nơi ứng viên cần được thuyết phục nhiều hơn là được đánh giá. Với nhóm ứng viên đã vào vòng cuối của một chương trình Management Trainee, một buổi trao đổi trực tiếp với người quản lý tương lai có giá trị thu hút mà không định dạng tự động nào thay thế được.

Thứ hai, khi số lượng ứng viên ở vòng đó quá nhỏ. Với dưới ba mươi ứng viên, công sức thiết lập bộ câu hỏi và thang chấm không được bù lại bằng thời gian tiết kiệm.

Thứ ba, khi doanh nghiệp chưa sẵn sàng công bố rõ ràng với ứng viên về vai trò của thuật toán trong quá trình đánh giá. Đây là điểm cần chuẩn bị nghiêm túc, cả vì lý do tuân thủ lẫn vì lý do niềm tin của ứng viên. Trong dữ liệu khảo sát khu vực, tỷ lệ ứng viên tin rằng công cụ trí tuệ nhân tạo có thể đánh giá họ công bằng còn thấp, nên sự minh bạch ngay từ đầu là điều kiện để giữ tỷ lệ hoàn thành.

Cuối cùng, cần một nguyên tắc vận hành không thoả hiệp: kết quả do thuật toán đưa ra không được dùng làm quyết định loại cuối cùng mà không có người rà soát. Đây vừa là yêu cầu ngày càng phổ biến trong các khung quy định quốc tế, vừa là điều kiện để bảo vệ quyết định tuyển dụng khi bị chất vấn.

Ba việc cần làm

1. Cấu hình vòng phỏng vấn bất đồng bộ với ba tới năm câu hỏi, một tới hai phút suy nghĩ và hai tới ba phút trả lời mỗi câu, cho phép ghi lại đúng một lần.
2. Xây thang chấm mô tả biểu hiện cụ thể cho từng mức điểm gắn với năng lực đã định nghĩa, và bố trí hai người chấm độc lập cho nhóm điểm nằm ở giữa.
3. Giữ nguyên một cấu hình giao diện qua các mùa để kết quả so sánh được, và nêu rõ với ứng viên vai trò của thuật toán trong quá trình đánh giá ngay từ hướng dẫn ban đầu.

Câu hỏi thường gặp

Phỏng vấn bất đồng bộ là gì?

Là định dạng phỏng vấn trong đó ứng viên ghi hình câu trả lời cho một bộ câu hỏi cố định vào thời điểm thuận tiện với họ, và người tuyển dụng xem lại sau. Trong tài liệu chuyên ngành, đây được xem là định dạng có tiềm năng cấu trúc hoá cao nhất vì mọi ứng viên nhận cùng câu hỏi, cùng thứ tự, cùng thời gian suy nghĩ và trả lời.

Nên đặt bao nhiêu câu hỏi trong một vòng phỏng vấn bất đồng bộ?

Ba tới năm câu cho vòng đầu. Dưới ba câu thì không đủ cơ sở để chấm, trên năm câu thì tỷ lệ hoàn thành giảm rõ rệt trong khi thông tin thu thêm không đáng kể. Tổng thời lượng nên giữ dưới hai mươi phút.

Chi phí phỏng vấn tự động cho mỗi ứng viên là bao nhiêu?

Ở quy mô chương trình Young Talent tại Việt Nam, mức VCO Group đang triển khai là khoảng 6.000 đồng cho mỗi ứng viên, chưa gồm thời gian người chấm. Phép so sánh có ý nghĩa là với thời gian của đội tuyển dụng, vì một vòng sàng lọc qua điện thoại thường tiêu tốn khoảng ba mươi phút thực tế cho mỗi ứng viên.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.