Phỏng vấn có cấu trúc đã vượt bài kiểm tra năng lực nhận thức, điều đó thay đổi gì với chương trình của bạn

Năm 2022, nhóm nghiên cứu của Paul Sackett công bố trên Journal of Applied Psychology một hiệu chỉnh cho cách xử lý thống kê đã được dùng suốt hơn hai thập kỷ trong tuyển chọn nhân sự. Kết quả là bảng xếp hạng hiệu lực dự báo được viết lại, với phỏng vấn có cấu trúc vượt lên trên bài kiểm tra năng lực nhận thức. VCO Group tóm tắt hàm ý thiết kế cho các chương trình tuyển dụng tại Việt Nam.

Điều gì đã thay đổi và vì sao nó quan trọng

Trong hơn hai mươi năm, gần như mọi quyết định thiết kế quy trình tuyển dụng đều dựa trên một bảng xếp hạng công bố năm 1998, trong đó năng lực nhận thức được xem là công cụ dự báo kết quả công việc mạnh nhất. Bảng này xuất hiện trong giáo trình, trong tài liệu bán hàng của các nhà cung cấp bài kiểm tra, và trong phần lập luận của hầu hết đề xuất thay đổi quy trình tuyển dụng.

Nhóm nghiên cứu gồm Paul Sackett, Charlene Zhang, Christopher Berry và Filip Lievens phát hiện một vấn đề kỹ thuật trong cách các phân tích tổng hợp trước đó hiệu chỉnh cho hiện tượng phạm vi giới hạn. Nói ngắn gọn, hiệu chỉnh đó đã được áp dụng quá mức và không đồng đều giữa các công cụ, khiến một số công cụ được đánh giá cao hơn thực tế.

Sau khi hiệu chỉnh lại, kết luận đổi theo hai hướng. Thứ nhất, hầu hết công cụ tuyển chọn phổ biến có hiệu lực dự báo thấp hơn mức từng được báo cáo. Thứ hai, và quan trọng hơn với người thiết kế quy trình, thứ tự tương đối giữa các công cụ thay đổi đáng kể. Phỏng vấn có cấu trúc chuyển lên vị trí dẫn đầu, còn năng lực nhận thức không còn là công cụ nổi trội vượt trội như trước.

Chính Sackett mô tả đây là công trình quan trọng nhất trong sự nghiệp của ông, và gọi nó là một sự hiệu chỉnh cho kho kiến thức tích luỹ của ngành.

Bốn hàm ý trực tiếp cho một chương trình đang chạy

Bảng dưới đây chuyển các kết luận nghiên cứu thành những quyết định cụ thể mà một đội tuyển dụng có thể thực hiện trong mùa tới.

Từ kết luận nghiên cứu tới quyết định thiết kế quy trình

Bảng tóm tắt để phục vụ ra quyết định thiết kế. Các con số hiệu lực cụ thể nên tham chiếu trực tiếp từ bài gốc, vì mỗi giá trị đi kèm một độ biến thiên đáng kể.

Cấu trúc hoá nghĩa là gì trong thực tế

Từ cấu trúc hoá bị dùng khá lỏng lẻo trong thực tiễn tuyển dụng. Nhiều doanh nghiệp cho rằng có sẵn một danh sách câu hỏi gợi ý đã là phỏng vấn có cấu trúc. Trong tài liệu nghiên cứu, khái niệm này chặt hơn nhiều.

Một vòng phỏng vấn được coi là có cấu trúc khi thoả đồng thời nhiều điều kiện: mọi ứng viên nhận cùng bộ câu hỏi, theo cùng thứ tự; câu hỏi được xây từ phân tích yêu cầu công việc chứ không từ cảm nhận cá nhân; mỗi câu có thang chấm mô tả rõ biểu hiện tương ứng với từng mức điểm; người phỏng vấn chấm từng câu ngay sau khi nghe thay vì đưa một nhận định tổng thể cuối buổi; và nhiều người chấm độc lập trước khi trao đổi với nhau.

Mỗi điều kiện bị bỏ đi làm giảm một phần hiệu lực. Đây là lý do vì sao hai doanh nghiệp cùng nói rằng họ dùng phỏng vấn có cấu trúc lại nhận được kết quả rất khác nhau.

Điểm đáng chú ý cho các chương trình tại Việt Nam: cấu trúc hoá là hạng mục cải thiện có chi phí thấp nhất trong toàn bộ quy trình. Nó không đòi hỏi mua phần mềm, không đòi hỏi tăng ngân sách thu hút, và có thể triển khai trong một mùa. Thứ nó đòi hỏi là kỷ luật vận hành và thời gian đào tạo người phỏng vấn.

Vì sao phỏng vấn bất đồng bộ liên quan trực tiếp tới kết luận này

Có một cầu nối giữa kết luận nghiên cứu ở trên và công nghệ đang được triển khai rộng rãi tại Việt Nam, và cầu nối đó thường bị bỏ qua.

Trong tài liệu chuyên ngành về phỏng vấn bất đồng bộ, một lập luận được nêu rõ: không có định dạng phỏng vấn nào có tiềm năng cấu trúc hoá cao hơn phỏng vấn bất đồng bộ. Lý do rất cơ học. Mỗi ứng viên nhận đúng cùng bộ câu hỏi, theo cùng thứ tự, không có câu hỏi phụ ngẫu hứng, không có thông tin bổ sung từ ứng viên trước, và mọi người đều có cùng thời gian suy nghĩ và cùng thời gian trả lời.

Nói cách khác, những điều kiện mà một vòng phỏng vấn trực tiếp phải nỗ lực kỷ luật mới đạt được thì phỏng vấn bất đồng bộ đạt được theo mặc định của định dạng.

Điều này không có nghĩa mọi công cụ phỏng vấn tự động đều tốt. Phần đánh giá vẫn quyết định chất lượng, và cách xây thang chấm, cách bố trí người rà soát, cách xử lý các trường hợp biên vẫn là công việc thiết kế nghiêm túc. Nhưng nó có nghĩa là khi một chương trình cân nhắc đưa phỏng vấn bất đồng bộ vào vòng đầu, lập luận ủng hộ không chỉ là tiết kiệm thời gian, mà còn là cấu trúc hoá.

Ba việc nên bắt đầu ngay trong mùa tuyển tới

Với các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, ba hạng mục dưới đây có tỷ suất sinh lợi cao nhất trên mỗi đơn vị công sức bỏ ra.

Thứ nhất, viết lại bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực và xây thang chấm mô tả hành vi cho từng mức điểm. Đây là hạng mục có tác động lớn nhất và chi phí thấp nhất. Nó cũng là hạng mục dễ bảo vệ nhất trước hội đồng, vì kết quả trở nên nhất quán và giải thích được.

Thứ hai, tách việc chấm điểm khỏi việc trao đổi. Người phỏng vấn chấm từng câu ngay sau khi nghe, ghi lại trước khi bàn với đồng nghiệp. Bước này gần như không tốn chi phí và loại bỏ phần lớn ảnh hưởng của người có tiếng nói mạnh nhất trong phòng.

Thứ ba, bắt đầu ghi nhận dữ liệu để làm nghiên cứu hiệu lực tại chỗ. Nối điểm từng vòng tuyển chọn với kết quả đánh giá nhân sự sau 6 tới 12 tháng. Sau hai mùa, doanh nghiệp có bằng chứng trên chính tệp ứng viên của mình, và đó là loại bằng chứng có sức thuyết phục cao hơn bất kỳ phân tích tổng hợp quốc tế nào.

Ba việc cần làm

1. Viết lại bộ câu hỏi phỏng vấn theo năng lực và xây thang chấm mô tả hành vi cho từng mức điểm, vì đây là hạng mục cải thiện có chi phí thấp nhất trong toàn bộ quy trình.
2. Yêu cầu người phỏng vấn chấm từng câu ngay sau khi nghe và ghi lại trước khi trao đổi với đồng nghiệp, thay vì đưa nhận định tổng thể vào cuối buổi.
3. Bắt đầu nối điểm từng vòng tuyển chọn với dữ liệu đánh giá nhân sự sau 6 tới 12 tháng, để sau hai mùa có nghiên cứu hiệu lực trên chính dữ liệu của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Phỏng vấn có cấu trúc là gì?

Là vòng phỏng vấn trong đó mọi ứng viên nhận cùng bộ câu hỏi theo cùng thứ tự, câu hỏi được xây từ phân tích yêu cầu công việc, mỗi câu có thang chấm mô tả rõ biểu hiện tương ứng với từng mức điểm, người phỏng vấn chấm từng câu ngay sau khi nghe, và nhiều người chấm độc lập trước khi trao đổi.

Bài kiểm tra năng lực nhận thức có còn cần thiết không?

Có, nhưng vai trò của nó cần được đặt lại. Nghiên cứu năm 2023 của cùng nhóm tác giả cho thấy các tổ hợp công cụ có và không có bài kiểm tra nhận thức có thể đạt hiệu lực gần tương đương, nghĩa là trọng số giữa các cấu phần quan trọng hơn sự hiện diện của bất kỳ cấu phần đơn lẻ nào.

Nên đầu tư vào bộ đề kiểm tra mới hay vào cấu trúc hoá vòng phỏng vấn?

Với phần lớn chương trình, cấu trúc hoá vòng phỏng vấn cho tỷ suất sinh lợi cao hơn. Nó không đòi hỏi mua phần mềm hay tăng ngân sách thu hút, có thể triển khai trong một mùa, và theo bảng xếp hạng hiệu lực dự báo đã hiệu chỉnh năm 2022 thì đây là công cụ dẫn đầu.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.