Hồ sơ ứng viên của một doanh nghiệp không tự động chuyển được sang doanh nghiệp khác

Theo hướng dẫn tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, hồ sơ người dự tuyển của công ty A không thể tự động chuyển sang công ty B nếu không có cơ sở xử lý hợp pháp. Với các chương trình kết nối việc làm, hội chợ tuyển dụng và mô hình đánh giá dùng chung nhiều doanh nghiệp, đây là điều kiện cần xử lý ngay từ biểu mẫu đăng ký chứ không phải sau khi có kết quả.

Mô hình đang phổ biến và điểm vướng của nó

Nhiều hoạt động tuyển dụng hiện nay được thiết kế xoay quanh việc một tổ chức thu thập hồ sơ ứng viên rồi chuyển tới nhiều doanh nghiệp. Hội chợ việc làm tại trường đại học, chương trình kết nối do hiệp hội tổ chức, nền tảng đánh giá năng lực dùng chung, và cả những trường hợp đơn giản như một doanh nghiệp chuyển hồ sơ dư sang công ty thành viên trong cùng tập đoàn.

Lập luận đứng sau các mô hình này rất hợp lý về mặt kinh tế. Ứng viên đã bỏ công chuẩn bị hồ sơ và làm bài đánh giá một lần, kết quả đó có thể phục vụ nhiều cơ hội, và doanh nghiệp tiếp cận được nguồn ứng viên đã qua sàng lọc mà không phải chi lại chi phí thu hút.

Điểm vướng nằm ở chỗ giá trị kinh tế của mô hình không tạo ra cơ sở pháp lý cho việc chuyển dữ liệu. Cơ sở đó phải được thiết lập tại thời điểm ứng viên cung cấp thông tin, với nội dung nêu rõ dữ liệu sẽ được chuyển cho ai và để làm gì.

VCO Group vận hành hệ thống nhận hồ sơ và đánh giá cho nhiều chương trình có cấu trúc dùng chung như vậy, nên phần lớn nội dung dưới đây đến từ chính quá trình rà soát biểu mẫu và luồng đồng ý trước khi mở chương trình.

Ba tình huống thường gặp và mức độ rủi ro của từng tình huống

Ba tình huống dưới đây trông giống nhau về mặt vận hành nhưng khác nhau rõ rệt về mức độ chuẩn bị cần thiết.

Ba tình huống chuyển hồ sơ ứng viên và điều kiện tương ứng

Điểm chung của cả ba tình huống là nội dung đồng ý phải xác định được ai sẽ nhận dữ liệu và để làm gì. Một nội dung đồng ý viết chung chung theo kiểu cho phép chia sẻ với các đối tác không đáp ứng được yêu cầu này.

Vì sao cách hỏi lại sau khi có kết quả không giải quyết được vấn đề

Phương án thường được nghĩ tới đầu tiên là chờ tới khi có kết quả rồi mới liên hệ ứng viên để xin phép chuyển hồ sơ. Cách này nghe có vẻ an toàn hơn vì ứng viên biết chính xác cơ hội cụ thể trước khi quyết định.

Vấn đề nằm ở hai chỗ. Thứ nhất, chính hành động liên hệ để hỏi cũng là một hoạt động xử lý dữ liệu, nên nó cũng cần một cơ sở hợp lệ đã được thiết lập từ trước. Thứ hai, về mặt vận hành, tỷ lệ phản hồi cho một yêu cầu xin phép gửi qua thư điện tử sau khi ứng viên đã nhận kết quả không trúng tuyển thường rất thấp, và phần lớn hồ sơ giá trị nhất sẽ bị mất.

Cách hiệu quả hơn là hỏi ngay tại thời điểm ứng viên đang có động lực cao nhất, tức là lúc họ đang điền biểu mẫu để tham gia chương trình. Ở thời điểm đó, một ô chọn nêu rõ rằng hồ sơ có thể được giới thiệu tới các doanh nghiệp khác trong chương trình thường nhận tỷ lệ đồng ý cao, vì nó được ứng viên nhìn nhận như một lợi ích chứ không phải một yêu cầu.

Cần lưu ý một điều kiện đi kèm: đồng ý này phải là tuỳ chọn, không được đặt làm điều kiện để nộp hồ sơ, và ứng viên có quyền rút lại bất kỳ lúc nào. Khi rút lại, doanh nghiệp phải xoá hoặc ẩn danh dữ liệu tương ứng.

Cấu trúc đồng ý cho một chương trình kết nối nhiều doanh nghiệp

Cấu trúc dưới đây là cách tổ chức thường dùng cho các chương trình có nhiều doanh nghiệp tham gia. Nó tách rõ từng mục đích và giữ quyền lựa chọn ở phía ứng viên.

Bốn lớp đồng ý cho một chương trình đánh giá và kết nối việc làm

Bốn lớp này nên hiển thị thành bốn ô riêng trong biểu mẫu, có lưu vết thời điểm và nội dung mà ứng viên đã đồng ý, để phục vụ việc chứng minh sau này.

Một lợi ích ngoài tuân thủ đáng ghi nhận. Tỷ lệ ứng viên chủ động chọn cho phép giới thiệu tới từng doanh nghiệp là một chỉ số đo mức độ hấp dẫn của thương hiệu tuyển dụng, thu được miễn phí ngay trong biểu mẫu và có thể so sánh giữa các doanh nghiệp tham gia cùng chương trình.

Đặt trong bối cảnh khu vực

Hướng siết chặt này không phải hiện tượng riêng của Việt Nam, và với các công ty đa quốc gia đang hoạt động tại đây, việc đối chiếu hai khung quy định thường giúp cuộc trao đổi với bộ phận pháp chế khu vực diễn ra nhanh hơn.

Đạo luật về trí tuệ nhân tạo của Liên minh châu Âu xếp các hệ thống dùng cho tuyển dụng, sàng lọc và xếp hạng ứng viên vào nhóm rủi ro cao, với các nghĩa vụ về quản trị dữ liệu, tài liệu hoá và giám sát của con người. Đáng chú ý là khung này phân biệt rõ bên phát triển hệ thống và bên triển khai sử dụng, và cả hai cùng chia sẻ trách nhiệm.

Điều đó có nghĩa là trong một mô hình kết nối nhiều doanh nghiệp, cả đơn vị tổ chức lẫn từng doanh nghiệp tiếp nhận dữ liệu đều có phần trách nhiệm riêng, và việc phân định trách nhiệm này nên nằm trong hợp đồng giữa các bên chứ không để mặc định.

Với các chương trình đang được thiết kế cho mùa tuyển 2027, đây là hạng mục nên đưa vào ngay từ giai đoạn thoả thuận với doanh nghiệp tham gia, vì việc bổ sung phụ lục xử lý dữ liệu sau khi chương trình đã chạy thường tốn thời gian hơn nhiều so với đưa vào từ đầu.

Ba việc cần làm

1. Tách đồng ý trong biểu mẫu thành các lớp riêng theo từng mục đích, trong đó việc giới thiệu hồ sơ tới doanh nghiệp khác là một ô tuỳ chọn có thể chọn theo từng doanh nghiệp.
2. Thu đồng ý tại thời điểm ứng viên điền biểu mẫu thay vì hỏi lại sau khi có kết quả, vì tỷ lệ phản hồi ở thời điểm sau rất thấp và bản thân việc liên hệ cũng cần cơ sở hợp lệ.
3. Đưa phụ lục về xử lý dữ liệu và phân định trách nhiệm giữa đơn vị tổ chức với từng doanh nghiệp tham gia vào thoả thuận ngay từ giai đoạn thiết kế chương trình.

Câu hỏi thường gặp

Có được chuyển hồ sơ ứng viên sang một công ty khác không?

Theo hướng dẫn tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, hồ sơ người dự tuyển của công ty A không thể tự động chuyển sang công ty B nếu không có cơ sở xử lý hợp pháp. Cơ sở này phải được thiết lập tại thời điểm ứng viên cung cấp thông tin, với nội dung nêu rõ dữ liệu sẽ được chuyển cho ai và để làm gì.

Chuyển hồ sơ sang công ty thành viên cùng tập đoàn có cần đồng ý riêng không?

Việc cùng tập đoàn không tự động tạo ra cơ sở chuyển dữ liệu, vì đây vẫn là hai pháp nhân khác nhau. Nội dung đồng ý cần nêu rõ rằng dữ liệu có thể được chuyển cho các công ty thành viên, kèm danh sách hoặc tiêu chí xác định các công ty đó.

Nên xin đồng ý chuyển hồ sơ vào lúc nào?

Ngay tại thời điểm ứng viên điền biểu mẫu tham gia, khi động lực của họ cao nhất và khi việc được giới thiệu tới nhiều doanh nghiệp được nhìn nhận như một lợi ích. Hỏi lại sau khi ứng viên đã nhận kết quả không trúng tuyển thường cho tỷ lệ phản hồi rất thấp, và bản thân việc liên hệ đó cũng cần một cơ sở hợp lệ.

Lưu ý

Bài viết này cung cấp thông tin tham khảo phục vụ rà soát vận hành, không phải ý kiến tư vấn pháp lý và không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho tình huống cụ thể của từng doanh nghiệp. VCO Group không phải đơn vị hành nghề luật. Doanh nghiệp nên tham chiếu trực tiếp văn bản quy phạm pháp luật và trao đổi với bộ phận pháp chế hoặc đơn vị tư vấn pháp lý trước khi áp dụng.

Về VCO Group

VCO Group là đơn vị vận hành hệ thống đánh giá cho các chương trình Young Talent Program và Management Trainee tại Việt Nam, bao gồm hệ thống nhận hồ sơ, bài kiểm tra năng lực, phỏng vấn tự động và Assessment Center. VCO Group phục vụ nhóm young talent và ứng viên dưới 3 năm kinh nghiệm, làm việc với các doanh nghiệp lớn và công ty đa quốc gia tại Việt Nam. Nền tảng đánh giá và quản lý ứng viên của VCO Group mang tên Testalents. Trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp muốn đối chiếu số liệu tuyển chọn của mình với mặt bằng thị trường, hoặc muốn trao đổi về Young Talent Program Insight Report, liên hệ Mr. Dũng theo số 0334 889 068 hoặc truy cập vcogroup.com.vn.